Adresboek
Adresboek toont twee soorten contacten naast elkaar op één scherm: de teamleden van je eigen omroep (de redacteuren en beheerders die al een Newsroom-account hebben) en losse contactpersonen — externen zoals persvoorlichters, gemeentewoordvoerders of vaste gasten, die je zelf bijhoudt.
Adresboek is een optionele functie, apart per omroep aan te zetten. Zie je “Adresboek” niet in het menu, dan staat deze functie nog niet aan voor jouw omroep.
Teamleden
De sectie “Teamleden” toont dezelfde gebruikers als Gebruikers beheren, maar dan alleen-lezen: een klik op een teamlid toont naam, e-mailadres en (indien bekend) telefoonnummer. Wil je een teamlid toevoegen, verwijderen of van rol veranderen, dan doe je dat via Gebruikers beheren, niet hier.
Contactpersonen
De sectie “Contactpersonen” is je eigen, omroepbrede lijst van externe contacten. Met het zoekveld bovenaan zoek je op naam, bedrijf of e-mailadres. Een klik op een contactpersoon opent de bewerkbare details rechts:
- Naam — verplicht.
- E-mail, Telefoon, Bedrijf — vrije tekstvelden, worden samen met de naam ook doorzocht met het zoekveld.
- Functietitel
- Notities — vrij tekstveld, bijvoorbeeld voor gespreksaantekeningen of bereikbaarheidsinfo.
Categorieën
Boven de contactenlijst zie je een rij categorie-chips, beginnend met “Alle”. Typ een naam in het veld ernaast en klik op “Toevoegen” om een nieuwe categorie aan te maken — bijvoorbeeld “Persvoorlichters”, “Gemeente” of “Vaste gasten”. Categorieën zijn omroepbreed en gedeeld: elke gebruiker met toegang tot Adresboek kan ze aanmaken, toewijzen en verwijderen, niet alleen beheerders.
Bij het bewerken van een contactpersoon vink je met checkboxes een of meerdere categorieën aan — een contact kan in meerdere categorieën tegelijk staan. Klik op een categorie-chip om de lijst te filteren op alleen contacten in die categorie; klik op “Alle” om het filter weer op te heffen.
Contactpersonen toevoegen of verwijderen
Adresboek zelf heeft geen knop om een nieuwe contactpersoon aan te maken of om er een definitief te verwijderen. Nieuwe contactpersonen ontstaan vanuit Producties, waar je bij het plannen van een productie een contactpersoon kunt aanmaken en meteen aan die productie koppelen — die contactpersoon verschijnt daarna ook hier in Adresboek. Een contactpersoon “verwijderen” vanuit een productie koppelt hem alleen los van díe productie; de contactpersoon zelf blijft gewoon in Adresboek staan.
Maak je vanuit Producties een contactpersoon aan met een e-mailadres of telefoonnummer dat al bij een bestaande contactpersoon hoort, dan koppelt Newsroom automatisch aan die bestaande contactpersoon in plaats van een duplicaat aan te maken — ook als die eerder verwijderd was uit een andere productie.
Verband met Producties
Contactpersonen uit het Adresboek worden hergebruikt binnen Producties: daar koppel je een of meerdere contactpersonen aan een productie, elk met een eigen rol voor die specifieke productie (bijvoorbeeld “Cameraman” of “Presentator”). Deze rol hoort bij de koppeling met de productie, niet bij de contactpersoon zelf — hetzelfde contact kan in een andere productie dus een andere rol hebben, en de rol is niet zichtbaar of bewerkbaar hier in Adresboek.
E-mailadres en telefoonnummer komen terecht in de automatische productie-callsheet. Koppel je een contactpersoon aan een productie, dan verschijnen naam, functie (voor die productie), e-mailadres en telefoonnummer in de PDF-callsheet die Newsroom elke avond automatisch samenstelt. Heeft de contactpersoon een e-mailadres, dan ontvangt hij die e-mail ook zelf, net als de leden van het productieteam — hier is geen aparte instelling voor. Zie Producties voor de volledige uitleg van de callsheet.
Open Adresboek
Alleen zichtbaar als deze functie voor je omroep is aangezet.
Kies Teamleden of Contactpersonen
Teamleden is alleen-lezen; Contactpersonen kun je bewerken.
Zoek en selecteer een contactpersoon
Zoek op naam, bedrijf of e-mail; klik op een resultaat om de details te openen.
Bewerk en sla op
Vul de velden aan en klik op “Wijzigingen opslaan”.