Werken met planning en deadlines
De planningmodule geeft de redactie overzicht en sturing over het redactionele werk: welke redacteur is aan welke deadline gekoppeld, en in welke fase zit een bericht of productie. Er zijn twee soorten planning-items: berichten — een artikel met een eigen deadline — en producties, bijvoorbeeld wanneer een redacteur op pad gaat naar een locatie om verslag te doen en dat traject zelf ingepland en bewaakt moet worden. Beide types beheer je vanuit dezelfde planninglijst en kalender.
De planningpagina toont berichten én producties door elkaar, als losse planning-items met een eigen status, deadline en toegewezen redacteuren.
De planningpagina in één oogopslag
Onder het weekoverzicht staat alles in één kaart:
- Statuschips linksboven: Actief (de standaardweergave) en een chip per status. Klik op een chip om alleen die status te tonen; klik nogmaals om terug te keren naar Actief.
- Lijst / Kalender rechtsboven: schakel tussen de planninglijst en de kalender (zie Kalenderoverzicht).
- Planningfilters: klapt de aanvullende filters open. Een getal op de knop laat zien hoeveel filters actief zijn.
- Overzichtsbalk onder de knoppen: het totaal aantal items, daarachter een chip per deadline-segment (Achterstallig, Vandaag, Komend, Geen deadline) en, rechts, een chip per medewerker met het aantal items. Alle chips werken ook als snelfilter.
Redactieplanning is een optionele omroepfunctie — is de instelling “editorial planning” niet aan voor de omroep, dan is deze pagina niet beschikbaar.
Wie werkt wanneer
Bovenaan de planningpagina, nog boven de filters en de planninglijst, staat het weekoverzicht Wie werkt wanneer. Per dag zie je wie er volgens het rooster werkt (met “ochtend” of “middag” erachter als iemand maar een dagdeel werkt), en daaronder de planning-items met hun deadline op die dag. Met Vorige week, Deze week en Volgende week blader je door de weken.
Staat er bij een deadline een redacteur ingepland die die dag niet werkt, dan zie je bij het item de waarschuwing “Let op: … werkt niet op deze dag”. Is er voor de omroep nog helemaal geen rooster ingevuld, dan meldt het overzicht dat in plaats van lege dagen te tonen.
Het rooster zelf (vaste werkdagen per medewerker, en uitzonderingen zoals vakantie of ziekte) stel je in via Rooster beheren. Hoe dat werkt lees je in Rooster en beschikbaarheid.
Rollen en rechten
- Zonder de omroepinstelling “editorial planning”: de planningpagina bestaat voor niemand bij deze omroep, ongeacht rol.
- Met toegang, maar zonder de rol planning-beheer: alleen-lezen. Je ziet de volledige lijst, kalender en filters, maar alle bewerkacties zijn uitgeschakeld — je kunt niets aanmaken, toewijzen, bewerken of verwijderen.
- Met de rol planning-beheer: volledige rechten — nieuwe planning-items aanmaken (bericht of productie), deadline/prioriteit/notities inline bewerken, en redacteuren toewijzen of verwijderen.
Actieve planning als uitgangspunt
De planninglijst toont standaard alleen items met een actieve status: Nieuw, Concept, In bewerking of In controle. Afgeronde en geblokkeerde items blijven bereikbaar, maar pas wanneer je daar bewust op filtert via de statuschips.
Filteren en overzicht
Naast de statuschips en de chips in de overzichtsbalk (zie De planningpagina in één oogopslag) open je met Planningfilters de aanvullende filters: type (bericht/productie), medewerker, deadline-segment (achterstallig, vandaag, komend, geen deadline), een aparte “alleen achterstallig”-schakelaar, een deadline-periode (van/tot) en het aantal items per pagina. Met Filters resetten zet je alles terug.
Deadlines blijven op kwartieren — De tijdkiezer voor deadlines (en voor de publicatie-vanaf/tot-velden van een bericht) laat alleen hele kwartieren toe: 00, 15, 30 of 45 minuten. Dit houdt geplande tijden consistent tussen redacteuren.
Een planning-item bewerken
Open het item vanuit de planninglijst
Klik op de titel of op het pijltje-icoon om direct naar het bericht of de productie te gaan. Met het potlood-icoon klap je het bewerkpaneel open om status, deadline, prioriteit en notities in de lijst zelf aan te passen. Het potlood-icoon en de bewerkvelden zijn alleen beschikbaar met de rol planning-beheer (zie Rollen en rechten hierboven).
Pas status, deadline, prioriteit of notities aan
Het statusmenu biedt alleen de overgangen die Newsroom toestaat (bijvoorbeeld van Nieuw naar Concept of Geblokkeerd). Kies een tijd op kwartieren voor de deadline; prioriteit is een getal van 1 tot 10. Het paneel heeft één Opslaan- en één Annuleren-knop voor al deze velden samen.
Wijs redacteuren toe of verwijder ze
In de lijst staan de toegewezen redacteuren als compacte avatars (de eerste drie, de rest zie je door met de muis over de avatars te gaan). Een redacteur toevoegen doe je met het plus-icoon in de rij van het planning-item, niet in het bewerkpaneel zelf. Verwijderen van een al toegewezen redacteur gaat wel via het bewerkpaneel, met het kruisje op diens chip. Beide werken los van opslaan — toevoegen en verwijderen gebeurt direct, zonder de rest van het formulier op te slaan.
Nieuw planning-item aanmaken
Met de knop “Nieuw item” (alleen zichtbaar met planning-beheer-rechten) kies je bovenaan met een schakelaar of je een bericht of een productie plant:
- Bericht: titel, categorie(ën), deadline en minimaal één toegewezen redacteur zijn verplicht. Voor de deadline zijn er snelkeuzes: Vandaag, Morgen en Over een week. De Publicatieperiode staat standaard ingeklapt: klap die open om de publicatie-vanaf (standaard ingevuld met het eerstvolgende kwartier) aan te passen. Publicatie tot verschijnt alleen als de TV-functie voor je omroep aan staat. Newsroom maakt eerst het bericht aan en koppelt daarna pas het planning-item — mislukt die tweede stap, dan blijft het bericht gewoon bestaan en krijg je een duidelijke melding in plaats van een bericht dat in het niets verdwijnt.
- Productie: kies een bestaande productie, of maak er direct een nieuwe aan (titel, productietype, productiedatum). Ook hier zijn deadline en minimaal één toegewezen redacteur verplicht. Mislukt het koppelen van het planning-item na het aanmaken van de productie, dan blijft de productie gewoon bestaan — zelfde vangnet als hierboven bij een bericht.
Bijvoorbeeld: een bericht “Verkeersongeval A2 afgesloten” met deadline vandaag 17:00 en Jan de Boer als toegewezen redacteur.
Een planning-item verwijderen
Met het prullenbak-icoon (zichtbaar met dezelfde rol planning-beheer als bewerken, zie Rollen en rechten hierboven) verwijder je een planning-item, na een bevestigingsvraag. Dit verwijdert alleen het planning-item zelf — het onderliggende bericht of de productie blijft gewoon bestaan, je verliest alleen de koppeling en het overzicht in de planninglijst.
Deadline instellen vanuit de berichteditor
In de berichteditor zelf staat een klein widget waarmee je de deadline van dít bericht rechtstreeks instelt of aanpast, zonder naar de planningpagina te gaan. Bestaat er nog geen planning-item voor het bericht, dan maakt Newsroom er bij het opslaan automatisch één aan (status “nieuw”).
Newsroom maakt voor elk nieuw bericht al automatisch een planning-item aan zodra je het bericht voor het eerst opslaat — nog vóórdat je dit widget gebruikt — mét jou, de aanmaker, meteen als toegewezen redacteur. Het bericht staat dus al zichtbaar in de planninglijst voor wie planning-beheer heeft, ook als je zelf nooit een deadline instelt.
Deadlinemeldingen per e-mail
Newsroom stuurt automatisch een herinneringsmail naar elke toegewezen redacteur wanneer de deadline van een planning-item dichterbij komt. Een dagelijkse achtergrondtaak (standaard om 08:00) verstuurt deze mail voor elk actief item (dus niet afgerond of geannuleerd) waarvan de deadline binnen de waarschuwingsperiode valt — standaard de eerstkomende dag. De mail toont de titel, de deadline, het aantal resterende dagen, en een directe link naar het bericht (indien van toepassing).
Kalenderoverzicht
Met de schakelaar Lijst / Kalender boven de planning open je de kalender: een maand-, week-, dag- of agendaweergave waarin elk item op zijn deadline staat, gekleurd naar status. De kalender volgt de filters die je hebt gekozen.
- Klik op een item voor een venster met type, status, deadline, toegewezen redacteuren en notities. Met de knop Open post of Open productie ga je direct naar het item zelf.
- Sleep een item naar een andere dag om de deadline te verzetten (alleen met de rol planning-beheer). Newsroom bevestigt dat met de melding “Deadline bijgewerkt.”; zonder die rol zijn items niet versleepbaar.
- Items zonder deadline staan niet in de kalender; staat er niets in de gekozen periode, dan zie je “Geen items met een deadline om te tonen.”
Dit is een andere kalender dan het losstaande Kalender-scherm — dat beheert zelfstandige afspraken (titel, locatie, tijdstip), niet gekoppeld aan planningitems.