Einstellungen: E-Mail
Auf dieser Seite aktivieren Sie eine eigene E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen. Sendet jemand (zum Beispiel eine externe Organisation oder eine Gemeinde) eine E-Mail an diese Adresse, erscheint sie automatisch als eingehende Nachricht in der E-Mail-Quelle des Posteingangs, bereit zum Ansehen und mit einem Klick in einen Entwurfsbeitrag umzuwandeln.
Rollen und Berechtigungen
Diese Seite ist nur für Benutzer mit der Rolle Instellingen (Einstellungen) sichtbar (siehe Benutzer verwalten), und nur, wenn die E-Mail-Funktion für Ihr Unternehmen aktiviert ist.
Diese Seite finden Sie unter dem Menüpunkt “Inbox & Connect” in den Einstellungen, als Tab neben Newsroom Connect und RSS-Feeds (falls diese Funktionen auch aktiviert sind) — alle drei gehören zum Posteingang.
Kanäle: Ihre eigenen E-Mail-Adressen
Ihr Unternehmen kann mehrere, getrennt benannte Kanäle anlegen — zum Beispiel eine Adresse “Pressemitteilungen” für die Presse und eine separate Adresse “Redaktion” für Hinweise von Kolleg:innen. Jeder Kanal erhält eine eigene, automatisch generierte E-Mail-Adresse; diese Adresse selbst können Sie nicht wählen oder ändern, nur den Namen des Kanals.
Aktivieren Sie die E-Mail-Funktion zum ersten Mal, legt Newsroom automatisch einen Kanal mit dem Namen “Algemeen” (Allgemein) an — Sie müssen also nicht erst selbst einen Kanal anlegen, um loslegen zu können.
Bei jedem Kanal:
- Kopieren — kopiert die vollständige E-Mail-Adresse in die Zwischenablage, sodass Sie sie einfach mit den Organisationen oder Kolleg:innen teilen können, die dorthin mailen sollen.
- Umbenennen — klicken Sie auf den Kanalnamen, um ihn umzubenennen; dies ändert nur die Bezeichnung in Newsroom, nicht die E-Mail-Adresse selbst.
- Entfernen — löscht den Kanal und die zugehörige Adresse vollständig. E-Mails, die bereits über diesen Kanal eingegangen sind, bleiben wie gewohnt im Posteingang auffindbar.
Ein Unternehmen kann maximal 5 Kanäle anlegen. Haben Sie dieses Maximum erreicht, zeigt Newsroom statt des Anlage-Formulars die Meldung, dass Sie das Limit erreicht haben — entfernen Sie zuerst einen bestehenden Kanal, wenn Sie eine andere Adresse benötigen.
Wie funktioniert es
Senden Sie eine E-Mail an die Adresse
Optional mit einem Anhang wie einem PDF- oder Word-Dokument.
Die Nachricht erscheint im Posteingang
Innerhalb weniger Minuten, unter dem Tab “E-Mail” — siehe Posteingang > E-Mail für die Ansicht dort, die Kategoriewahl und den Import.
KI wandelt den Inhalt in einen Entwurfsbeitrag um
Es sei denn, Sie haben den KI-überspringen-Schalter unten aktiviert — dann übernimmt Newsroom Betreff und Inhalt direkt, ohne KI-Bearbeitung.
KI bei eingehender E-Mail überspringen
Standardmäßig verwendet Newsroom KI, um aus einer eingehenden E-Mail einen vollständigen Entwurfsbeitrag zu erstellen (Titel + Inhalt), derselbe Schritt wie bei Pressemitteilung verarbeiten — siehe auch KI-Einstellungen für die übrige KI-Konfiguration Ihres Unternehmens.
Aktivieren Sie den Schalter “AI bei eingehender E-Mail überspringen”, überspringt Newsroom diesen KI-Schritt für alle Ihre E-Mail-Kanäle: der Betreff der E-Mail wird dann direkt zum Titel, und der Inhalt der E-Mail wird direkt zum Text des Entwurfsbeitrags, unverändert.
Dieser Schalter gilt für das gesamte Unternehmen, für alle E-Mail-Kanäle zusammen — Sie können ihn nicht pro Kanal einzeln einstellen.